Belajar Persiapan SHRM (Modul 1)

Memahami Talent Acquisition untuk Pemula

Apa Itu Talent Acquisition?

Talent Acquisition adalah proses strategis untuk menarik dan merekrut talenta berkualitas, lebih dari sekadar “rekrutmen” biasa. Tidak hanya mencari kandidat untuk memenuhi posisi yang kosong, talent acquisition berfokus pada tujuan jangka panjang perusahaan dan membangun tim yang mendukung visi, misi dan core values perusahaan

Talent Acquisition bukan sekadar mencari orang yang sesuai untuk suatu pekerjaan, tapi sebuah proses yang lebih dalam untuk membangun fondasi tenaga kerja yang solid sesuai dengan kebutuhan perusahaan di masa depan. Hal ini mencakup pemahaman tentang faktor internal dan eksternal yang bisa memengaruhi strategi perusahaan dalam menemukan orang yang tepat.

Efektifitas Recruitment dan Onboarding

Di dunia kerja yang kompetitif, cara kita mencari (sourcing) dan merekrut orang itu sangat penting (vital). Kalau caranya kurang tepat, bisa-bisa mereka malah “lari” ke tempat lain. Jadi, perlu trik yang bikin perusahaan jadi menarik di mata kandidat.

Begitu mereka bergabung, ada proses onboarding. Ini tahap di mana karyawan baru “disambut” dan dibantu biar mudah dalam memahami culture perusahaan. Intinya, biar mereka langsung siap buat kontribusi nyata. Onboarding yang baik bikin karyawan baru merasa lebih nyaman dan siap jalan bareng visi perusahaan. Onboarding merupakan First Impression karyawan dalam melihat suatu perusahaan. Kalau Onboarding-nya gak bagus, siap-siap karyawan resign 🙂

Talent Acquisition vs. Traditional Recruiting

Talent Acquisition	Traditional Recruiting
Fokus Jangka Panjang: Membangun tim yang bisa berkembang bersama perusahaan.	Fokus Jangka Pendek: Menutup lowongan kerja secepat mungkin.
Pendekatan Proaktif: Merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.	Pendekatan Reaktif: Hanya merespons kebutuhan yang mendesak.
Cakupan Lebih Luas: Menyertakan branding, perencanaan tenaga kerja, dan value proposition.	Cakupan Terbatas: Fokus hanya pada proses perekrutan seperti iklan lowongan dan wawancara.
Hubungan Jangka Panjang: Membangun koneksi dengan calon karyawan potensial untuk kebutuhan masa depan.	Hubungan Jangka Pendek: Setelah posisi terisi, proses berakhir.

Talent Acquistion Strategy

Strategic Staffing

Strategic staffing adalah perencanaan jangka panjang buat memastikan perusahaan selalu punya orang yang tepat di posisi yang dibutuhkan, sekarang dan nanti. Jadi, ini lebih dari sekadar “butuh karyawan baru,” tapi melihat jauh ke depan — kira-kira keahlian apa yang bakal dibutuhkan, kapan, dan gimana kita bisa siap dari sekarang.

Global Planning for Talent Acquistion

Global planning ini penting terutama kalau perusahaan punya operasi di berbagai negara atau target pasar internasional. Perencanaan ini memastikan strategi talent acquisition bisa menjangkau pasar global dan fleksibel menyesuaikan kebutuhan lokal. Jadi, strategi yang dirancang nggak cuma cocok buat satu negara aja, tapi bisa diterapkan di level global dengan tetap memperhatikan aspek-aspek lokalnya.

Employment Branding

Branding atau citra perusahaan itu penting. Kesan bahwa perusahaan kita adalah tempat kerja yang seru, aman, dan mendukung perkembangan karyawan bakal bikin banyak orang tertarik untuk bergabung. Jadi, kalau orang-orang lihat perusahaan kita bagus, mereka akan datang sendiri, atau setidaknya tertarik untuk mendalami info lebih lanjut.

Employee Value Proposition (EVP)

EVP adalah apa yang perusahaan tawarkan buat karyawan, nggak cuma gaji tapi juga hal-hal kayak work-life balance, lingkungan kerja yang positif, peluang pengembangan, dan sebagainya. Ini kayak “janji” yang perusahaan kasih, yang bikin orang pengen gabung dan bertahan lama. Kalau EVP-nya kuat, biasanya loyalitas karyawan juga jadi lebih tinggi karena mereka merasa perusahaan ‘ngasih’ banyak hal yang mereka nilai.

Building an Employer’s Brand

Employer branding itu semacam “merek” perusahaan di mata calon karyawan dan juga karyawan yang sudah ada. Ini bukan cuma tentang kesan keren atau nyaman, tapi lebih ke bagaimana perusahaan terlihat sebagai tempat yang layak buat tumbuh, belajar, dan berkembang.

Peran Job Description dalam Talent Acquisition

Di dalam proses talent acquisition, job description atau deskripsi pekerjaan adalah elemen penting. Job description yang jelas dan lengkap memberikan pemahaman kepada calon kandidat tentang tanggung jawab, kualifikasi, dan ekspektasi kinerja dari posisi yang akan diisi.

Komponen Utama dari Job Description

Identifikasi Pekerjaan
Bagian ini mencakup judul pekerjaan, departemen, lokasi, dan struktur pelaporan. Ini memberikan gambaran jelas kepada kandidat mengenai posisi dan di mana peran ini ditempatkan dalam organisasi.
Ringkasan Posisi
Ringkasan ini menjelaskan tujuan dan sasaran posisi tersebut, serta hasil yang diharapkan dan tingkat otonomi dalam menjalankan tugas. Informasi ini membantu kandidat memahami bagaimana peran tersebut cocok dengan kebutuhan organisasi secara keseluruhan.

Tugas dan Tanggung Jawab

Kualifikasi Minimum
Bagian ini memuat keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan dasar yang harus dimiliki kandidat. Dengan menyebutkan kualifikasi minimum, kandidat jadi tahu ekspektasi dasarnya dan apakah mereka memenuhi persyaratan atau tidak.
Faktor Sukses (Success Factor)
Ini adalah atribut pribadi atau perilaku yang bisa meningkatkan kinerja kerja, misalnya keterampilan komunikasi atau kemampuan bekerja dalam tim. Faktor ini membantu memilih kandidat yang sesuai dengan budaya perusahaan dan yang punya potensi berkontribusi secara efektif.

Standar Kinerja dan Kompetensi

Standar Kinerja
Standar ini mendefinisikan cara kinerja individu akan dinilai berdasarkan target tertentu, seperti kualitas kerja dan produktivitas. Hal ini memberikan kejelasan tentang apa yang diharapkan dari mereka untuk mencapai kinerja yang baik.
Kompetensi Pekerjaan
Kompetensi adalah atribut yang saling terkait dan dibutuhkan untuk kinerja yang efektif dalam suatu peran. Kompetensi ini bisa menjadi “aset portabel” yang bisa dibawa ke berbagai peran lain di dalam organisasi.

Elemen Penting dalam Menyusun Job Description

Judul Pekerjaan
Judul yang spesifik dan jelas membantu menarik kandidat yang sesuai dan memberikan kesan awal tentang peran tersebut.
Ringkasan Posisi
Ringkasan yang singkat dan jelas memberi gambaran kepada kandidat tentang tujuan dan pentingnya peran tersebut di dalam organisasi.
Tugas dan Tanggung Jawab
Menyusun tugas utama dalam job description penting supaya kandidat tahu apa yang bakal mereka lakukan sehari-hari dan bisa melihat kecocokan peran ini dengan kemampuan mereka.
Kualifikasi Minimum
Menyebutkan kualifikasi penting karena menyaring kandidat agar yang melamar adalah mereka yang benar-benar memenuhi persyaratan dasar.
Faktor Sukses
Menggarisbawahi atribut yang bisa bikin kandidat lebih sukses dalam peran tersebut berguna untuk mencocokkan mereka dengan budaya dan nilai perusahaan.
Standar Kinerja
Standar ini memudahkan kandidat untuk memahami bagaimana keberhasilan mereka akan dinilai, membuat ekspektasi lebih jelas.
Kompetensi Pekerjaan
Menyebutkan kompetensi yang diperlukan dalam job description membantu memastikan kandidat punya keterampilan dan atribut yang diperlukan.

Risiko Jika Standar Kinerja Tidak Jelas dalam Job Description

Kurangnya Kejelasan
Karyawan mungkin bingung tentang ekspektasi dalam peran mereka, yang bisa mengganggu pemahaman tentang tugas dan tanggung jawab.
Kinerja yang Tidak Konsisten
Tanpa standar yang jelas, karyawan bisa bekerja dengan level kinerja yang berbeda-beda, yang mengganggu hasil keseluruhan tim.
Kesulitan dalam Evaluasi
Tanpa standar kinerja yang pasti, manajer bisa kesulitan untuk menilai kinerja karyawan secara objektif, yang bisa membuat proses evaluasi tidak efektif.
Motivasi yang Menurun
Jika karyawan tidak tahu bagaimana kinerja mereka diukur, mereka mungkin merasa tidak dihargai, yang bisa menurunkan motivasi mereka.
Tingkat Pergantian Karyawan yang Tinggi
Kurangnya ekspektasi yang jelas bisa bikin karyawan merasa frustrasi, sehingga kemungkinan besar mereka akan mencari tempat kerja lain.
Misalignment dengan Tujuan Organisasi
Tanpa standar yang jelas, karyawan bisa terfokus pada tugas-tugas yang tidak berkontribusi terhadap kesuksesan organisasi.
Tantangan dalam Perekrutan
Kandidat mungkin enggan melamar jika mereka merasa job description tidak cukup jelas, yang bisa mempersempit pilihan talenta.

Job description yang disusun dengan baik membantu dalam talent acquisition dengan menarik kandidat yang sesuai dan memastikan ekspektasi kinerja jelas sejak awal.

Employee Value Proposition (EVP): Tips Jitu dalam Menarik dan Mempertahankan Talenta

Employee Value Proposition (EVP) adalah janji yang perusahaan buat untuk para karyawan, mengenai apa yang mereka dapatkan saat bergabung dan bertahan di perusahaan tersebut. EVP ini yang membuat perusahaan terlihat menarik bagi kandidat baru sekaligus membuat karyawan yang ada merasa nyaman dan termotivasi.

Memahami Employee Value Proposition (EVP)

EVP ini bukan hanya tentang gaji dan tunjangan; lebih luas dari itu, EVP adalah “nilai” yang dirasakan karyawan dari bekerja di suatu perusahaan. Ini bisa mencakup budaya kerja, kesempatan untuk berkembang, hingga dukungan untuk keseimbangan kerja dan hidup.

Pentingnya EVP yang Kuat:

Menarik kandidat berkualitas dan membuat mereka ingin bergabung
Memberikan alasan bagi karyawan untuk bertahan
Mencerminkan visi, misi, dan nilai perusahaan sehingga EVP yang diberikan sesuai dengan tujuan strategis organisasi.

Langkah Membangun Brand Employer melalui EVP

Kenali Citra Perusahaan
Setiap perusahaan sudah punya citra di luar sana, baik positif maupun negatif. Mulailah dengan mengevaluasi persepsi publik tentang perusahaan di komunitas atau industri.
Bentuk dan Sebarkan Brand
Setelah memahami persepsi publik, gunakan berbagai saluran komunikasi (seperti media sosial, situs web perusahaan) untuk menonjolkan pengalaman kerja di perusahaan dengan menggambarkan nilai dan keuntungan bekerja di sana.
Customize Brand Perusahaan Sesuai Nilai Perusahaan
Setiap perusahaan unik, dan brand yang dikomunikasikan harus mencerminkan nilai inti serta keunggulan yang dimiliki. Pastikan juga bahwa citra ini konsisten dan terus diperbarui berdasarkan feedback karyawan.

Mengapa Menyelaraskan EVP dengan Rencana Strategis itu Penting?

Konsistensi
Menyelaraskan EVP dengan rencana strategis memastikan bahwa apa yang perusahaan tawarkan kepada karyawan juga selaras dengan tujuan utama organisasi. Konsistensi ini akan memperkuat citra brand.
Daya Tarik Talenta
EVP yang selaras dengan visi dan misi perusahaan akan menarik kandidat yang cocok secara budaya dan cenderung lebih termotivasi.
Retensi Karyawan
Saat karyawan melihat bahwa nilai yang mereka dapatkan sesuai dengan tujuan perusahaan, mereka lebih merasa memiliki keterikatan dengan organisasi.
Keunggulan Kompetitif
EVP yang kuat dan jelas membuat perusahaan lebih unggul di pasar kerja, sehingga lebih menarik bagi talenta terbaik.

Komponen Utama dari EVP yang Efektif

Kompensasi
Gaji yang kompetitif dan benefit yang sesuai dengan standar industri.
Pengembangan Karier
Kesempatan untuk tumbuh, pelatihan, dan peluang karier yang lebih besar.
Lingkungan Kerja
Budaya kerja yang inklusif dan mendukung, dengan komunikasi yang terbuka dan kolaboratif.
Work-Life Balance
Kebijakan fleksibel seperti opsi kerja dari rumah atau jam kerja yang lebih fleksibel.
Pengakuan dan Penghargaan
Program yang mengakui kontribusi karyawan melalui penghargaan atau bonus.
Tujuan dan Nilai
Pernyataan misi dan visi yang kuat serta nilai-nilai perusahaan yang bisa menginspirasi.

Cara Menerapkan Konsep EVP di Tempat Kerja

Evaluasi EVP yang Ada
Lakukan survei atau gathering feedback dari karyawan tentang persepsi mereka terhadap EVP saat ini.
Selaraskan dengan Tujuan Perusahaan
Pastikan EVP mendukung arah strategis perusahaan.
Perkuat Komunikasi
Gunakan saluran yang efektif untuk mengomunikasikan EVP, seperti sosial media perusahaan, materi rekrutmen, dan website.
Fokus pada Pengalaman Karyawan
Mulai inisiatif yang meningkatkan pengalaman karyawan, misalnya program mentoring, peluang pengembangan profesional, atau kegiatan engagement.
Apresiasi Kontribusi
Buat program pengakuan untuk merayakan pencapaian karyawan dan memberi apresiasi yang mereka butuhkan.

Hubungan Antara EVP yang Kuat dan Retensi Karyawan

Keterlibatan yang Lebih Tinggi
EVP yang jelas meningkatkan keterlibatan karyawan, yang membuat mereka lebih mungkin untuk tetap bertahan di perusahaan.
Kesesuaian dengan Nilai Pribadi
Saat EVP sesuai dengan nilai pribadi karyawan, mereka merasa lebih terikat dan bersemangat bekerja.
Kepuasan Kerja yang Lebih Tinggi
EVP yang memberikan keseimbangan karier, work-life balance, dan penghargaan yang cukup bisa meningkatkan kepuasan kerja.
Loyalitas dan Kepercayaan
Karyawan yang merasa dihargai dan didukung lebih mungkin merasa loyal kepada perusahaan.

Mengoptimalkan Teknologi dalam Perekrutan Talenta

Teknologi dalam rekrutmen membantu organisasi mengidentifikasi dan menghubungkan talenta yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yang sangat penting bagi kesuksesan organisasi.

Komunikasi Efektif dalam Perekrutan

Kandidat mengharapkan komunikasi yang cepat, transparan, dan berkala selama proses rekrutmen, menciptakan pengalaman yang lebih “customer-centric.” Organisasi perlu meningkatkan upaya keterlibatan untuk dapat menjangkau kandidat yang aktif menggunakan media sosial dan perangkat mobile.

Keuntungan dan Tantangan Rekrutmen Berbasis Internet

Internet memungkinkan perekrutan lebih luas dan memungkinkan tim HR untuk mengelola berbagai alat rekrutmen online seperti penyaringan elektronik dan wawancara jarak jauh. Namun, ada tantangan yang mungkin muncul seperti perbedaan budaya dan kekhawatiran terkait privasi data di beberapa wilayah.

Kesempatan dan Pertimbangan dalam Rekrutmen Media Sosial

Sosial media memberikan akses ke kandidat yang beragam dengan biaya rendah, memungkinkan interaksi dengan kandidat aktif dan pasif. Namun, ada juga risiko informasi yang tidak akurat serta implikasi etis dalam mengakses informasi pribadi kandidat di platform tersebut.

Sourcing dan Rekrutmen: Ilustrasi Praktis

Contoh Praktis: Perusahaan Teknologi Mencari Software Developer

Tahap Sourcing
Tim HR mulai dengan memasang lowongan secara internal dan eksternal, melalui job board, situs perusahaan, dan media sosial untuk menarik kandidat. Mereka juga bekerja sama dengan universitas setempat untuk menghadiri career fair dan menawarkan program magang guna menarik talenta baru.
Tahap Recruitment
Tim HR meninjau aplikasi dan resume, menyaring kandidat berdasarkan keterampilan teknis, dan mengevaluasi kecocokan budaya tim. Kandidat teratas kemudian dipilih dan diberi tawaran.

Poin Utama Sourcing dan Recruitment

Sourcing: Identifikasi kandidat potensial melalui berbagai saluran, baik internal maupun eksternal.
Rekrutmen: Memastikan kandidat yang terpilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Strategi Interview Lanjutan

Teknik Wawancara Kelompok (Group Interviews)

Melalui wawancara kelompok, manajer dapat melihat interaksi dan mengevaluasi kompetensi kandidat, baik secara individu maupun kelompok, yang juga efisien untuk menangani banyak pelamar sekaligus.

Pendekatan Wawancara Stress (Stress Interviews)

Wawancara ini menilai bagaimana kandidat menghadapi tekanan dengan menciptakan suasana yang menantang. Teknik ini berguna untuk posisi yang membutuhkan ketahanan terhadap stress.

Metode Penilaian dan Evaluasi

Penilaian formal memastikan kandidat memenuhi kualifikasi dan memiliki atribut penting, sementara verifikasi latar belakang dan referensi menjadi praktik standar untuk memastikan evaluasi yang menyeluruh.

Mengurangi Bias dalam Perekrutan

Untuk memastikan proses perekrutan yang adil, beberapa strategi dapat diterapkan, seperti:

Wawancara Terstruktur: Menggunakan pertanyaan yang sama untuk semua kandidat.
Panel Wawancara yang Beragam: Mengumpulkan panel yang beragam untuk mengurangi bias.
Rekrutmen Tanpa Identitas: Menghapus informasi identitas dari resume.
Pelatihan Bias: Melatih manajer untuk mengenali dan melawan bias.
Keputusan Berdasarkan Data: Menggunakan data untuk mengevaluasi proses perekrutan.
Kriteria Evaluasi yang Jelas: Menggunakan kriteria objektif untuk mengevaluasi kandidat.

Strategi-strategi ini dapat menciptakan proses rekrutmen yang lebih adil dan menghargai keberagaman.

Manfaat Stress Interviews

Stress interviews dapat memberikan beberapa manfaat dalam proses perekrutan, terutama untuk peran yang membutuhkan kandidat mampu menghadapi tekanan secara efektif. Berikut adalah beberapa keunggulannya:

Penilaian Ketahanan: Stress interviews membantu mengevaluasi bagaimana kandidat merespons situasi yang menantang, memberikan wawasan tentang ketahanan dan kemampuan mereka dalam menghadapi tekanan.
Simulasi Pekerjaan yang Realistis: Kandidat akan merasakan lingkungan bertekanan tinggi yang disimulasikan, yang dapat memberi mereka pemahaman lebih jelas tentang tuntutan dari posisi yang mereka lamar.
Observasi Kemampuan Pemecahan Masalah: Stress interviews memungkinkan pewawancara untuk melihat bagaimana kandidat berpikir cepat, membuat keputusan, dan memecahkan masalah di bawah tekanan.
Evaluasi Keterampilan Interpersonal: Stress interviews dapat mengungkap bagaimana kandidat berinteraksi dengan orang lain ketika menghadapi tantangan, menunjukkan kemampuan komunikasi dan kerja sama tim mereka.
Identifikasi Tanda-Tanda Potensial yang Mengkhawatirkan: Reaksi kandidat terhadap tekanan dapat menunjukkan potensi masalah, seperti kesulitan mengelola emosi atau konflik, yang mungkin krusial untuk posisi tertentu.

Meningkatkan Onboarding dan Keterlibatan Karyawan

Penerapan Sistem Buddy

Program buddy memasangkan karyawan baru dengan rekan kerja yang suportif dan berprestasi tinggi untuk membantu mereka beradaptasi dengan budaya perusahaan tanpa tanggung jawab manajerial.
Sistem ini dapat mempercepat produktivitas dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan baru secara signifikan.

Orientasi dan Onboarding

Orientasi biasanya berlangsung 1-2 hari dan memperkenalkan karyawan baru pada organisasi, departemen, rekan kerja, serta tanggung jawab pekerjaan mereka, yang bermanfaat bagi karyawan dan organisasi.
Onboarding berlanjut setelah orientasi, berfokus pada membangun hubungan positif dengan atasan dan rekan kerja selama beberapa bulan pertama bekerja.

Jenis Onboarding

Onboarding informal memungkinkan karyawan untuk menavigasi proses adaptasi mereka secara mandiri, dengan mengandalkan panduan pribadi.
Onboarding formal bersifat terstruktur dan dapat berlangsung selama satu tahun atau lebih, melibatkan kolaborasi antara HR, supervisor, dan rekan kerja untuk memastikan integrasi yang komprehensif ke dalam organisasi.

Penyelesaian Seleksi dan Onboarding Talenta Baru

Pemeriksaan Referensi dan Evaluasi Kandidat

Pemeriksaan referensi membantu mengonfirmasi riwayat pekerjaan dan memberikan wawasan tentang kemampuan dan karakter pelamar dengan menghubungi ex atasan serta referensi pribadi.
Proses seleksi sebaiknya tidak hanya mencari satu kandidat yang tepat, tetapi beberapa kandidat berkualitas, sehingga meningkatkan fleksibilitas organisasi dan peluang menemukan kecocokan terbaik untuk posisi yang dibutuhkan.

Onboarding dan Asimilasi

Onboarding lebih dari sekadar pengenalan tugas; ini melibatkan bantuan kepada karyawan baru untuk berasimilasi ke dalam budaya organisasi serta menumbuhkan rasa memiliki.
Proses onboarding yang terstruktur sangat penting, karena dapat memakan waktu beberapa bulan bagi karyawan baru untuk membangun hubungan sosial dan memahami budaya organisasi sepenuhnya.

Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Menyederhanakan proses pencarian kerja dan memastikan pengalaman awal yang positif dapat berdampak signifikan pada hasil rekrutmen dan keterlibatan jangka panjang.
Program orientasi yang berarti, yang selaras dengan tanggung jawab pekerjaan dan menghubungkan karyawan baru dengan misi perusahaan, sangat penting untuk menumbuhkan keterlibatan sejak awal.